Conditions générales

CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

ACTIF SYSTÈME

Mises à jour : 14/05/2026

Article 1 – Objet

Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) réalisée avec l’assistance de l’intelligence artificielle, définissent les droits et obligations entre :

Le Prestataire :
Lydie Tocheport (nom de naissance) – Nom d’usage : Lydie Greco
Entreprise Individuelle – Nom commercial : ACTIF SYSTÈME
Siège social : 8 rue de la Palinette, 40130 Capbreton
SIRET : 441 203 411 00083 – Code APE : 7111Z

Le Client :
Toute personne physique ou morale sollicitant une prestation auprès du Prestataire.

Les prestations comprennent notamment, sans que cette liste soit exhaustive :

Consultation et analyse de documents d’urbanisme (PLU, règlements divers)
Accompagnement et coaching en urbanisme
Assistance et conseils, notamment à l’auto-montage de dossiers
Relecture et optimisation de dossiers de Déclaration Préalable (DP) ou Permis de Construire (PC)
Réalisation de plans, visuels 2D/3D et inserts graphiques
Constitution de dossiers de DP et PC (hors études spécifiques)
Dépôt en mairie (en téléprocédure uniquement)
Suivi de l’instruction (selon devis)

La validation d’un devis vaut acceptation pleine et entière des présentes CGV.

En cas de modification des CGV, la version applicable est celle jointe au devis signé.

Article 2 – Nature des prestations et limites

ACTIF SYSTÈME intervient en qualité de dessinateur-projeteur indépendant.

Ses prestations consistent exclusivement en la représentation graphique, administrative et documentaire d’un projet, sur la base des informations et documents fournis par le Client.

Important :

Les prestations n’ont aucune valeur de validation officielle.
Seules les autorités compétentes (mairie, services instructeurs) apprécient la conformité d’un projet.
Le Prestataire est soumis à une obligation de moyens, et non de résultat. Aucune garantie d’obtention d’une autorisation d’urbanisme ne peut être donnée.
Le Prestataire n’effectue aucun contrôle juridique, technique ou structurel : urbanisme de droit privé (servitudes, bornage, mitoyenneté…), conformité structurelle, thermique, acoustique, sismique, étude de sol, etc.
Les études spécifiques (thermique, structure, assainissement, sismique, géomètre, etc.) sont extérieures à ACTIF SYSTÈME.
La responsabilité du Prestataire ne peut être engagée concernant ces prestations, même en cas de demande d’aide à compléter un dossier de demande.
Les plans fournis ne sont pas des plans d’exécution et ne peuvent servir directement aux travaux.
Toute utilisation pour exécution relève de la seule responsabilité du Client et de ses entreprises.
Le Prestataire ne prend pas en compte les règles de droit privé (servitudes, règlements de lotissement, actes notariés, copropriété…), et effectue la demande d’autorisation d’urbanisme uniquement au regard des règles de droit privé.
Aucune garantie de faisabilité réelle du projet
La réalisation des plans ou du dossier d’autorisation ne vaut en aucun cas garantie que le projet sera réalisable, acceptable ou autorisé.
La faisabilité technique, foncière, architecturale et réglementaire dépend d’éléments externes au Prestataire (service instructeur, règlements divers, études techniques, contraintes ABF, décision communale, etc.).
Le Prestataire ne peut être tenu responsable de l’impossibilité, totale ou partielle, de réaliser le projet malgré la réalisation du dossier.

· Recours à un architecte – Mission distincte

ACTIF SYSTÈME n’exerce pas la profession réglementée d’architecte au sens de la loi sur l’architecture.

Les prestations proposées ne comprennent en aucun cas une mission d’architecte, ni conception architecturale réglementée, ni validation de projet au sens de l’Ordre des architectes, ni signature de demande de Permis de Construire par un architecte.

Lorsque le recours à un architecte est requis par la réglementation ou demandé par le service instructeur, il appartient exclusivement au Client de mandater un architecte inscrit à l’Ordre.

ACTIF SYSTÈME peut, à la demande du Client, collaborer avec un architecte choisi par le Client ou proposer un contact, dans le cadre d’une mission distincte et indépendante.

Toute intervention d’un architecte donne lieu à une relation contractuelle directe entre le Client et l’architecte, avec facturation séparée, sauf convention écrite spécifique.

La requalification d’une procédure administrative (notamment transformation d’une Déclaration Préalable en Permis de Construire avec architecte) par le service instructeur ne saurait engager la responsabilité du Prestataire et peut entraîner l’émission d’un devis complémentaire.

Article 3 – Commande et conditions financières

Toute prestation donne lieu à un devis détaillé valable 1 mois.

L’exécution commence après paiement intégral, ou encaissement de l’acompte convenu.

Les prix sont exprimés en euros TTC.

Un devis complémentaire pourra être émis en cas de :

Modification du projet
Informations nouvelles non communiquées initialement
Demande de pièces complémentaires par le service instructeur
Refonte du dossier

En cas de retard ou défaut de paiement :

Pénalités légales (BCE + 10 points)
Indemnité forfaitaire de recouvrement
Suspension de la prestation
Paiement comptant pour toute commande future

Aucun remboursement ne pourra être exigé une fois la prestation débutée.

Paiement du solde :

Le dépôt du dossier d’autorisation d’urbanisme, qu’il s’agisse d’une Déclaration Préalable (DP), d’un Permis de Construire (PC) ou de toute autre formalité, n’est effectué par ACTIF SYSTÈME qu’après règlement intégral du solde de la prestation.

Le Client reconnaît que :

Le dépôt en mairie ou sur la plateforme de téléprocédure constitue l’achèvement de la prestation,
Aucun dépôt ne pourra être réalisé tant que l’intégralité des sommes dues au Prestataire n’aura pas été réglée,
Tout retard ou refus de paiement entraîne automatiquement la suspension du dépôt du dossier, sans que la responsabilité du Prestataire ne puisse être engagée,
Les délais d’instruction ne débutent qu’à compter d’un dépôt effectif, ce dont seul le Client est responsable en cas de retard de paiement.

Le Client s’engage donc à prévoir un délai suffisant pour régler le solde et permettre le dépôt du dossier dans les temps souhaités.

Article 4 – Exécution de la prestation

Le Prestataire s’engage à travailler avec diligence et professionnalisme.

Déroulement type d’un dossier DP ou PC :

Analyse des documents fournis
Analyse du PLU et des règles de droit public
Transmission d’un avant-projet sous 15 jours ouvrés (après remise des pièces nécessaires)
Corrections : 2 séries maximum
Montage du dossier final
Validation client
Dépôt par ACTIF SYSTÈME par téléprocédure, ou soumission du fichier numérique au Client pour dépôt (le client devra se charger de l’impression du dossier)

Toute correction supplémentaire fera l’objet d’une facturation complémentaire.

Le Client demeure seul responsable :

De la conformité juridique, réglementaire et technique du projet
Des règles de droit privé
Du recours obligatoire à un architecte lorsque le service instruction en fait la demande.

Validation et dépôt conditionnés au paiement

La validation du dossier par le Client entraîne la préparation du dépôt.
Toutefois, le dépôt effectif n’interviendra qu’après paiement complet du solde facturé, conformément à l’Article 3 des présentes CGV.

Limite des corrections incluses
Deux séries de corrections sont incluses dans la prestation.
Toute demande de correction supplémentaire, modification de projet, ajout de pièces, changement d’avis du Client ou demande issue du service instructeur donnera lieu à une facturation complémentaire.

Article 5 – Obligations du Client

Le Client s’engage à :

Fournir tous les documents nécessaires (y compris en matière de règles de droit privé)
Garantir leur exactitude et leur complétude
Signaler toute servitude, contrainte ou élément particulier
Vérifier le projet avant dépôt, en consultant les professionnels compétents (architecte, notaire, juriste, géomètre, bureau d’études…etc)

Le Prestataire n’est pas responsable en cas de :

Documents erronés
Informations incomplètes
Omissions ou erreurs provenant du Client

Article 6 – Délais

Les délais sont indicatifs.

Ils dépendent notamment :

Du temps de réponse du Client
Des études externes
Des délais administratifs

Aucun retard ne peut justifier :

Annulation
Remboursement
Indemnisation

Article 7 – Livraison et dépôt

Le client donne mandat à Actif Système pour déposer le dossier en mairie par Actif Système via téléprocédure (sauf demande expresse de dépôt par le client lui-même, ou impossibilité technique de la plateforme de dématérialisation de la commune concernée). Dans ce cas le dossier sera remis par mail au client afin qu’il en fasse le dépôt lui-même.

Dépôt par le Client
Lorsque le dossier est remis au Client pour dépôt, ACTIF SYSTÈME n’est pas responsable :
– d’une erreur de dépôt,
– d’un dépôt incomplet,
– d’un mauvais format numérique,
– d’un dépôt hors délai,
– d’un rejet technique ou administratif.
Le Client assume seul la responsabilité du dépôt et de ses conséquences.

Article 8 – Responsabilités et exclusions

Le Prestataire n’est pas responsable :

D’un refus d’autorisation
D’une demande de pièces complémentaires
D’un délai d’instruction prolongé
D’un recours de tiers
De la modification d’un PLU
D’informations erronées transmises par le Client
De litiges de droit privé
De défaut technique ou structurel
De l’utilisation des plans comme plans d’exécution
Règlement privés, limite de responsabilité :
En cas de contradiction ou de coexistence entre des documents de nature privée (règlement de lotissement, cahier des charges, acte notarié, règlement de copropriété, servitudes, conventions entre colotis) et les règles de droit public applicables en matière d’urbanisme (Plan Local d’Urbanisme, Code de l’urbanisme), il appartient exclusivement au Client de faire vérifier, préalablement à tout projet, l’applicabilité, la portée et l’opposabilité de ces documents privés auprès d’un notaire ou d’un juriste spécialisé.

Le Prestataire ne saurait être tenu responsable des refus, limitations, litiges, contestations ou contentieux, notamment de nature civile, pouvant résulter de l’existence, de l’interprétation ou de l’application de documents privés, qu’ils aient ou non été annexés à l’acte de vente ou au prestataire.

Conformément aux dispositions de l’article L.442-9 du Code de l’urbanisme, le règlement d’un lotissement peut devenir caduc à l’expiration d’un délai de dix ans à compter de l’autorisation du lotissement, sous réserve de l’existence éventuelle d’un maintien décidé par les colotis ou de son intégration dans un document d’urbanisme.

En l’absence d’éléments portés à la connaissance du Prestataire permettant d’établir un tel maintien, la demande d’autorisation d’urbanisme est constituée et instruite exclusivement au regard des règles de droit public en vigueur (PLU et Code de l’urbanisme).

Toutefois, le cahier des charges du lotissement, de nature contractuelle, demeure susceptible d’être opposé entre colotis devant les juridictions civiles, y compris en cas de caducité du règlement de lotissement au sens du droit de l’urbanisme, sauf s’il a été régulièrement modifié ou supprimé par accord des colotis, déclaré sans objet par une décision de justice, ou rendu inopérant par l’évolution du contexte urbain et une renonciation tacite caractérisée.

La mission confiée à Actif Système porte exclusivement sur l’analyse et la constitution d’une demande d’autorisation d’urbanisme au regard des règles de droit public applicables. Elle n’inclut en aucun cas l’analyse, l’interprétation ou la sécurisation juridique des stipulations de droit privé, lesquelles ne sont pas opposables à l’autorité administrative instructrice.

Il appartient au Client de vérifier l’existence et la portée de toute stipulation privée susceptible de générer un contentieux civil entre colotis, sans que la responsabilité du Prestataire ne puisse être engagée à ce titre.

Prestataires externes
Les prestations des géomètres, thermiciens, bureaux d’études, entrepreneurs et tout intervenant extérieur sont indépendantes d’ACTIF SYSTÈME.
Le Prestataire ne peut être tenu responsable des erreurs, retards, omissions ou insuffisances de ces intervenants, ni des conséquences administratives ou techniques en résultant.
Projets situés en secteurs ABF / Sites patrimoniaux / Sites inscrits
Le Client est informé que les Architectes des Bâtiments de France (ABF) disposent d’un pouvoir d’appréciation propre, indépendamment des règles du PLU.
ACTIF SYSTÈME ne peut garantir l’acceptation d’un projet, ni l’interprétation retenue par les ABF, ni l’issue d’un avis conforme ou simple.
Toute demande de modification émanant de l’ABF donnera lieu à un devis complémentaire.
Inserts graphiques, photomontages et simulations 3D
Les inserts graphiques, photomontages et vues 3D fournis par ACTIF SYSTÈME ont pour seule finalité d’illustrer le projet et d’en faciliter la compréhension.
Ils sont non contractuels et ne sauraient constituer une garantie de l’aspect final réel, ni de l’appréciation qui pourra en être faite par les services instructeurs ou les ABF.
Le Prestataire ne peut être tenu responsable de tout refus motivé par un rendu visuel ou une perception administrative du projet.
Divisions foncières, zones AU / 1AU, OAP et secteurs littoraux
Les projets en zones AU, 1AU, en OAP, ou situés en zone littorale sont soumis à des règles particulières (accès, réseaux, densité, phasage, obligations de mixité, prescriptions paysagères, servitudes, etc.).
ACTIF SYSTÈME ne garantit pas l’acceptation d’une division, d’un découpage parcellaire ou d’un projet en zone à urbaniser.
Toute décision appartient à la mairie, à la communauté de communes ou aux autorités compétentes.
Le Client demeure seul responsable des vérifications foncières nécessaires (géomètre-expert, notaire).
Le Prestataire ne peut être tenu responsable des conséquences liées à la réalisation de travaux non conformes aux plans déposés (matériaux modifiés, couleurs différentes, surfaces modifiées, création non déclarée, clôtures modifiées, etc.).
Toute modification du projet doit faire l’objet d’une nouvelle demande administrative relevant de la seule responsabilité du Client.
ACTIF SYSTÈME ne peut être tenu responsable des erreurs, incohérences, omissions ou contradictions contenues dans les documents d’urbanisme officiels (PLU, OAP, règlement de lotissement, etc.), ni des conséquences administratives qui en découleraient.
Le Prestataire ne peut être tenu responsable si le Client entreprend ou a entrepris des travaux avant le dépôt ou l’obtention de l’autorisation d’urbanisme.
Le Prestataire ne peut être tenu responsable des délais d’instruction, prorogations, gels administratifs, enquêtes publiques ou consultations externes (ABF, DDTM, communauté de communes…) qui relèvent exclusivement des autorités administratives.

Recours obligatoire à un architecte

ACTIF SYSTÈME n’exerce pas la profession réglementée d’architecte.
En cas d’obligation légale ou administrative, il appartient au Client de mandater un architecte inscrit à l’Ordre.

Le Prestataire ne peut être tenu responsable d’un défaut de recours à un architecte.

Affichage légal et risques post-autorisation

En cas de décision d’accord à la demande d’urbanisme, le client doit procéder à certaines démarches avant le démarrage des travaux. Le Client est seul responsable :

De l’affichage réglementaire (panneau dédié installé en bordure de voie publique, fourni par Actif Système à la demande du client)
De la preuve de cet affichage (constat huissier recommandé)
Du respect des délais de recours des tiers (2 mois)
Du respect du délai de retrait administratif (3 mois)

ACTIF SYSTÈME ne peut être tenu responsable de l’absence ou de l’irrégularité d’affichage, d’un recours, d’un retrait administratif ou d’un démarrage anticipé des travaux.

Conformité en fin de travaux
L’obtention de l’autorisation d’urbanisme ne garantit pas l’obtention de la conformité en fin de travaux.
ACTIF SYSTÈME n’est pas responsable d’un refus de conformité motivé par des travaux modifiés, interprétés différemment ou jugés non conformes par la mairie ou les ABF.

Démarches obligatoires d’ouverture de chantier et de fin de travaux

Il appartient exclusivement au Client d’effectuer toutes les démarches administratives obligatoires post-autorisation, notamment :

La Déclaration d’Ouverture de Chantier (DOC) lorsqu’elle est requise
La Déclaration Attestant l’Achèvement et la Conformité des Travaux (DAACT) fait par le client lui-même.
La transmission des attestations obligatoires (thermiques, accessibilité, conformité électrique, assainissement, etc., lorsque applicable),
La demande de conformité finale ou toute procédure administrative exigée par la commune.

ACTIF SYSTÈME n’assure généralement aucune de ces formalités.

Le Prestataire ne pourra être tenu responsable en cas :

D’absence ou de retard de DOC,
D’absence, de retard ou d’irrégularité de DAACT,
De refus de conformité,
De sanctions administratives,
De difficultés liées aux assurances dommages-ouvrage, décennales ou autres garanties légales.

Le Client reconnaît assumer seul la responsabilité de ces obligations et des conséquences administratives ou juridiques qui pourraient en découler.

EXCEPTION pour le Dépôt de la Déclaration d’Ouverture de Chantier (DOC)

Le dépôt d’une Déclaration d’Ouverture de Chantier (DOC) incombe exclusivement au titulaire de l’autorisation d’urbanisme.

ACTIF SYSTÈME peut, sur demande expresse du Client et après réception d’un mandat écrit (même par email), effectuer cette formalité administrative en son nom et pour son compte.

Le Client s’engage dans ce cas à communiquer :

La date exacte de début des travaux,
Ainsi que toute information nécessaire au dépôt.

ACTIF SYSTÈME ne pourra être tenue responsable :

D’un dépôt tardif ou incorrect en cas d’information incomplète ou non transmise,
D’une absence de DOC lorsque le Client n’a pas mandaté expressément le Prestataire,
D’un refus, d’un contrôle ou d’une sanction administrative liée à l’ouverture du chantier.

Ce service ne constitue en aucun cas une mission de maîtrise d’œuvre ou de direction de chantier.

Limitation de responsabilité

ACTIF SYSTÈME est soumis à une obligation de moyens.
La responsabilité éventuelle du Prestataire est strictement limitée au montant HT payé par le Client.

Aucune responsabilité ne pourra être engagée pour :

Pertes financières
Retard de chantier
Frais d’emprunt
Préjudice moral
Perte d’exploitation
Manque à gagner

Interprétation des règles par le service instructeur :
Le Client reconnaît que les services instructeurs disposent d’un pouvoir d’interprétation propre des règles d’urbanisme.
ACTIF SYSTÈME n’est pas responsable des demandes imposées par la mairie, même lorsqu’elles diffèrent ou contredisent le texte du PLU ou les pratiques habituelles.
Toute modification du dossier exigée par l’administration peut faire l’objet d’un devis complémentaire.

Article 9 – Droit de rétractation

Le Client particulier dispose d’un délai légal de 14 jours pour se rétracter.
Si l’exécution commence avant ce délai avec accord du Client, les prestations réalisées restent dues.

Article 10 – Document et Propriété intellectuelle

Tous les documents (plans, visuels, notices…) restent la propriété du Prestataire.
Toute reproduction ou diffusion nécessite une autorisation écrite.

Validité des transmissions électroniques
Les transmissions par email, plateforme de partage ou téléprocédure tiennent lieu de remise officielle des documents.
Toute pièce transmise numériquement est réputée reçue et valide à compter de la date d’envoi par le Prestataire.

Tout document envoyé par email, lien de téléchargement ou plateforme de partage est réputé remis au Client à la date d’envoi par le Prestataire.
Toute demande de renvoi ou perte de document effectuée par le Client ne saurait engager la responsabilité du Prestataire.

Article 11 – Données personnelles RGPD – AI Act

Les données sont traitées pour l’exécution du contrat conformément au RGPD.
Elles ne sont ni vendues ni transmises à des tiers.

Recours à l’intelligence artificielle

11.1 Information préalable

Conformément aux dispositions de l’article 50 du Règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle (« IA Act »), Actif Système informe le Client qu’elle a recours à des systèmes d’intelligence artificielle générative (les « Systèmes d’IA ») pour assister la production de certains livrables relevant de la mission qui lui est confiée, notamment : rédaction de notices descriptives, rédaction de courriers administratifs, analyses préliminaires de pièces de dossiers, recherches documentaires, mise en forme de documents.

Les Systèmes d’IA utilisés sont :

Claude, fourni par la société Anthropic, PBC (548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, États-Unis), opéré sous les conditions générales applicables au plan grand public Claude Max ;
ChatGPT, fourni par la société OpenAI, LLC (3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, États-Unis), opéré sous les conditions générales applicables au plan grand public ChatGPT Plus.

Actif Système se réserve la possibilité de modifier ou compléter cette liste à l’avenir. Toute modification fera l’objet d’une mise à jour de la présente liste, communiquée selon les conditions prévues à l’article relatif aux modifications des présentes CGV.

11.2 Qualification au sens de l’IA Act

Actif Système agit en qualité de déployeur au sens de l’article 26 de l’IA Act. Elle n’est ni fournisseur ni développeur d’un système d’IA. Les Systèmes d’IA utilisés sont classifiés à niveau de risque limité au sens de l’IA Act ; ils n’effectuent ni profilage des personnes, ni reconnaissance biométrique, ni prise de décision automatisée affectant les droits du Client.

11.3 Mesures de protection des données du Client

Actif Système met en œuvre les mesures suivantes pour protéger les données du Client transmises aux Systèmes d’IA :

Pseudonymisation systématique à la source : aucune donnée personnelle directement identifiante (nom, prénom, adresse précise, email, téléphone, numéro SIRET, références cadastrales précises) du Client ou de tiers n’est transmise aux Systèmes d’IA sans pseudonymisation préalable, sauf cas où la précision est strictement nécessaire à la production du livrable et avec information préalable du Client.
Pas de réutilisation à des fins d’entraînement : conformément aux conditions d’utilisation des Systèmes d’IA souscrits par Actif Système, les données transmises ne sont pas utilisées pour entraîner ou améliorer les modèles d’Anthropic ni d’OpenAI.
Durée de conservation limitée : les journaux d’utilisation des Systèmes d’IA sont conservés au maximum six (6) mois.

11.4 Supervision humaine systématique

Tout livrable produit avec l’assistance des Systèmes d’IA fait l’objet d’une relecture, vérification et validation humaine par Actif Système avant transmission au Client, dépôt en mairie, ou tout autre usage externe. Aucune décision ou production de document affectant le dossier du Client n’est exécutée sans intervention humaine effective.

Actif Système reste seule responsable du contenu et de la qualité des livrables produits, y compris lorsqu’ils ont été préparés avec l’assistance des Systèmes d’IA.

11.5 Absence de décision automatisée

Conformément à l’article 22 du RGPD, Actif Système n’effectue aucune décision automatisée à l’égard du Client. Toutes les décisions relatives au montage et au suivi du dossier sont prises par Actif Système, le cas échéant après concertation avec le Client.

11.6 Transferts de données hors Union européenne

Les Systèmes d’IA étant opérés depuis les États-Unis, certaines données du Client (préalablement pseudonymisées conformément à l’article [X].3) sont transférées hors de l’Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types adoptées par la Commission européenne, intégrées aux conditions d’utilisation des Systèmes d’IA.

11.7 Information complémentaire et exercice des droits

Le Client peut à tout moment :

Obtenir des précisions sur les modalités d’utilisation des Systèmes d’IA dans le traitement de son dossier, en écrivant à actif.systeme@gmail.com ;
Exercer les droits qui lui sont reconnus par le RGPD (accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité), dans les conditions détaillées dans la politique de confidentialité d’Actif Système, accessible sur madeclarationprealable.com.

11.8 Acceptation du Client

La signature du devis ou la confirmation de la mission par tout moyen écrit emporte acceptation par le Client du recours aux Systèmes d’IA dans les conditions définies au présent article.

Article 12 – Références

Sauf opposition écrite dans les 14 jours suivant la signature du devis, ACTIF SYSTÈME peut citer le projet à titre de référence commerciale.

Article 13 – Force majeure

Aucune responsabilité ne peut être engagée en cas de force majeure ou d’événement extérieur au contrôle du Prestataire.

Article 14 – Loi applicable et juridiction

Les présentes CGV sont régies par le droit français.
Tribunaux compétents : ceux du ressort du siège social du Prestataire.

Article 15 – Acceptation

La signature du devis vaut acceptation totale et sans réserve des présentes conditions générales de vente.