Politique de confidentialité — ACTIF SYSTEME
Site concerné : madeclarationprealable.com
Dernière mise à jour : 11/10/2026
1. Préambule
La présente politique de confidentialité décrit la manière dont ACTIF SYSTEME, nom commercial de Lydie TOCHEPORT GRECO — EI, collecte, utilise et protège les données à caractère personnel des visiteurs et clients du site madeclarationprealable.com.
Elle s’inscrit dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679 — « RGPD »), de la Loi Informatique et Libertés modifiée et du Règlement Européen sur l’Intelligence Artificielle (Règlement UE 2024/1689 — « AI Act »), notamment ses dispositions de transparence applicables depuis le 2 août 2026.
2. Responsable du traitement
| Identité | Lydie TOCHEPORT (nom d’usage : TOCHEPORT GRECO) — EI |
| Nom commercial | ACTIF SYSTEME |
| Statut | Entrepreneur individuel (EI) |
| SIRET | 441 203 411 00083 |
| Adresse | 8 Rue de la Palinette, 40130 CAPBRETON |
| actif.systeme@gmail.com | |
| Téléphone | 05 58 42 87 81 |
ACTIF SYSTEME est responsable du traitement au sens de l’article 4-7 du RGPD.
Pas de Délégué à la Protection des Données (DPO) désigné : la désignation n’est pas obligatoire dans le cas présent (activité ne relevant pas des critères de l’Art. 37 RGPD).
3. Données collectées et finalités
3.1 Données collectées via le formulaire de contact
Lorsque vous remplissez le formulaire de contact sur madeclarationprealable.com, les données suivantes sont collectées :
| Donnée | Caractère | Finalité |
|---|---|---|
| Nom et prénom | Obligatoire | Identification du demandeur |
| Adresse email | Obligatoire | Réponse à la demande |
| Téléphone | Facultatif | Contact téléphonique si pertinent |
| Commune du projet | Obligatoire | Qualification du projet |
| Adresse ou référence cadastrale | Facultatif | Identification du terrain |
| Type de demande | Obligatoire | Orientation vers la prestation adaptée |
| Échéance souhaitée | Facultatif | Organisation du traitement de la demande |
| Description du projet | Obligatoire | Qualification du projet |
| Accord sur l’utilisation des informations (case à cocher) | Obligatoire | Preuve de l’information et de l’accord |
| Métadonnées techniques (date, navigateur, adresse IP) | Automatique | Sécurité et traçabilité |
3.2 Données collectées lors d’une mission
Si vous nous confiez la constitution d’un dossier d’urbanisme (permis de construire, déclaration préalable, permis d’aménager, modificatif, etc.), nous collectons en complément :
- Adresse du projet et références cadastrales
- Données relatives au projet (descriptif, plans, photos, pièces administratives)
- Échanges écrits (courriers, emails, comptes-rendus de réunion)
- Données de facturation transmises pour l’établissement du devis et de la facture (gérées dans notre outil de facturation Odoo)
3.3 Finalités du traitement
Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :
- Réponse à votre demande de contact et qualification commerciale
- Exécution de la mission de montage de dossier d’urbanisme que vous nous confiez
- Gestion administrative et comptable (facturation, comptabilité)
- Communication relative à votre dossier (suivi, relances, dépôt en mairie, instruction)
- Respect de nos obligations légales (conservation comptable, archivage)
4. Bases légales du traitement
Conformément à l’article 6 du RGPD, le traitement repose sur les bases légales suivantes :
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Réponse à votre demande de contact (avant contrat) | Mesures précontractuelles à votre demande — Art. 6, 1, b) |
| Exécution d’une mission contractuelle | Exécution du contrat — Art. 6, 1, b) |
| Facturation, comptabilité, archivage | Obligation légale — Art. 6, 1, c) |
| Newsletter ou communications commerciales (le cas échéant) | Consentement — Art. 6, 1, a) |
| Sécurité du site et des formulaires (métadonnées techniques) | Intérêt légitime — Art. 6, 1, f) |
5. Destinataires de vos données et sous-traitants
Vos données peuvent être transmises aux destinataires suivants, agissant en qualité de sous-traitants au sens de l’article 28 du RGPD :
| Sous-traitant | Service rendu | Localisation | Cadre juridique de transfert |
|---|---|---|---|
| FALAUR (SASU) | Mise à disposition de l’abonnement Claude Team (assistance par IA générative) | France | Pas de transfert hors UE — contrat de sous-traitance (art. 28 RGPD). Voir section 11. |
| Anthropic Ireland, Limited (sous-traitant ultérieur, via FALAUR) | Assistance par IA générative (Claude) | Irlande (UE) — traitement possible aux États-Unis | Clauses Contractuelles Types (CCT) intégrées à l’accord de traitement des données (DPA) d’Anthropic. Voir section 11. |
| Google LLC (Gmail, Drive, Calendar) | Messagerie, stockage de pièces, agenda | États-Unis | Data Privacy Framework (DPF) — décision d’adéquation UE-US du 10/07/2023 |
| Automattic Inc. (WordPress.com) | Hébergement du site madeclarationprealable.com | États-Unis | Clauses Contractuelles Types (CCT) prévues par les conditions d’Automattic |
| Automattic Inc. (Jetpack Forms, Jetpack Backup, Jetpack Stats) | Formulaire de contact, sauvegarde du site et mesure d’audience (avec votre accord) | États-Unis | Clauses Contractuelles Types (CCT) intégrées aux conditions Jetpack |
| pCloud AG | Stockage et sauvegarde des fichiers de travail | Union européenne (société établie en Suisse) | Pas de transfert hors UE — données stockées dans l’UE |
| Lovable | Outil de gestion de la relation client (CRM) et de suivi des dossiers | Union européenne (Irlande) — base de données Supabase | Données stockées dans l’UE. Éditeurs établis aux États-Unis (Lovable Labs Inc., Supabase Inc.) : accès éventuel encadré par des Clauses Contractuelles Types (accord de traitement des données Lovable) |
| Odoo SA | Facturation et comptabilité | Belgique (UE) | Pas de transfert hors UE |
| Service instructeur (commune, EPCI) | Dépôt et instruction du dossier d’urbanisme | France | Pas de transfert hors UE — destinataire institutionnel obligatoire |
Vos données ne font l’objet d’aucune cession commerciale ni d’aucun partage à des fins de prospection externe.
6. Transferts hors Union européenne
Certains de nos sous-traitants sont établis aux États-Unis : Anthropic (via FALAUR), Google, Automattic, ainsi que les éditeurs de Lovable et de Supabase (dont les données sont stockées dans l’UE). Conformément aux articles 44 à 49 du RGPD, ces transferts sont encadrés par :
- Clauses Contractuelles Types (CCT) adoptées par la Commission européenne, intégrées aux conditions de service ou aux accords de traitement des données (DPA) de ces sous-traitants ;
- Data Privacy Framework (DPF) pour Google (entreprise inscrite auprès du Department of Commerce des États-Unis).
Sur demande, vous pouvez obtenir une copie de ces clauses ou des éléments d’encadrement applicables.
7. Durées de conservation
Vos données sont conservées pour les durées suivantes :
| Catégorie | Durée |
|---|---|
| Données issues du formulaire de contact (prospects sans suite) | 3 ans à compter du dernier contact (recommandation CNIL) |
| Données clients (durée du contrat) | Durée de la mission + 5 ans (prescription quinquennale Art. 2224 Code civil) |
| Données comptables et de facturation | 10 ans (Art. L.123-22 Code de commerce) |
| Journaux techniques et journaux d’activité des outils d’IA | 6 mois maximum (journaux techniques du site) ; 3 ans (journaux d’activité des outils d’IA, pseudonymisés) |
| Échanges email | 3 ans après dernier échange, sauf nécessité de conservation pour preuve |
À l’issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées.
8. Sécurité des données
ACTIF SYSTEME met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :
- Authentification à deux facteurs activée sur tous les comptes professionnels (Google, Claude, Lovable)
- Mots de passe forts gérés par un gestionnaire dédié (Dashlane)
- Chiffrement au repos des supports de stockage (Mac : FileVault)
- Accès restreint : seule la responsable du traitement a accès aux données clients
- Pseudonymisation des journaux d’activité des outils d’IA et de tout exemple utilisé en dehors de votre dossier (voir section 11)
- Sauvegardes régulières des dossiers clients
9. Vos droits
Conformément aux articles 12 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :
| Droit | Description |
|---|---|
| Accès (Art. 15) | Obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie |
| Rectification (Art. 16) | Faire corriger des données inexactes ou incomplètes |
| Effacement (Art. 17) | Demander la suppression de vos données dans les cas prévus par la loi |
| Limitation (Art. 18) | Faire suspendre temporairement l’utilisation de vos données |
| Portabilité (Art. 20) | Recevoir vos données dans un format structuré et lisible |
| Opposition (Art. 21) | Vous opposer au traitement pour des motifs liés à votre situation particulière |
| Décision automatisée (Art. 22) | Ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. ACTIF SYSTEME n’effectue aucune décision automatisée à votre égard. |
| Directives post-mortem | Définir le sort de vos données après votre décès |
Pour exercer ces droits, écrivez à : actif.systeme@gmail.com en précisant l’objet « Demande RGPD » et en joignant un justificatif d’identité.
Délai de réponse : 1 mois à compter de la réception de la demande complète (prorogeable de 2 mois pour les demandes complexes).
En cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) :
- Site : cnil.fr/plaintes
- Adresse : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
- Téléphone : 01 53 73 22 22
10. Cookies et traceurs
Le site madeclarationprealable.com dépose les types de cookies suivants :
- Cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site (session, sécurité, fonctionnement de WordPress) : exemptés de consentement conformément à la doctrine CNIL.
- Cookies fonctionnels Jetpack : déposés par l’extension Jetpack pour le bon fonctionnement du formulaire de contact et de certaines fonctionnalités du site.
- Cookies statistiques Jetpack Stats (Automattic) : mesure d’audience du site, déposés uniquement si vous les acceptez dans le bandeau de consentement.
Lors de votre première visite, un bandeau de consentement vous permet d’accepter, refuser ou paramétrer finement le dépôt des cookies non strictement nécessaires. Vous pouvez à tout moment modifier votre choix via le lien dédié en pied de page, ou paramétrer votre navigateur pour les refuser.
Durée de conservation des cookies : 13 mois maximum (recommandation CNIL), à l’exception des cookies de session supprimés à la fermeture du navigateur.
11. Utilisation de l’intelligence artificielle (Art. 50 AI Act)
Conformément à l’article 50 du Règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle (AI Act), applicable depuis le 2 août 2026, nous vous informons que :
ACTIF SYSTEME utilise des systèmes d’intelligence artificielle générative pour assister la production de certains livrables (notices descriptives, courriers administratifs, analyses préalables de dossiers d’urbanisme, communications).
Certaines illustrations peuvent également être générées ou retouchées à l’aide de l’intelligence artificielle, dans nos supports de communication (dont le site internet) comme dans les dossiers remis. Elles sont vérifiées par la responsable du traitement avant toute diffusion ou tout dépôt.
Système d’IA utilisé :
- Claude, fourni par Anthropic Ireland, Limited (6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irlande), dans le cadre d’un abonnement professionnel « Claude Team » souscrit par la société FALAUR (SASU, 8 rue de la Palinette, 40130 Capbreton), qui agit comme sous-traitant d’ACTIF SYSTEME ; Anthropic intervient comme sous-traitant ultérieur, dans le cadre de l’accord de traitement des données (DPA) intégré à ses conditions commerciales.
Rôle d’ACTIF SYSTEME au sens de l’AI Act : déployeur (Art. 26 AI Act). ACTIF SYSTEME n’est ni fournisseur ni développeur de système d’IA — elle utilise des systèmes existants pour exercer son activité.
Niveau de risque des systèmes utilisés : risque limité (Art. 50 AI Act). Ces systèmes n’effectuent ni profilage, ni reconnaissance biométrique, ni décision automatisée affectant vos droits.
Mesures de contrôle mises en œuvre :
- Supervision humaine systématique : tout livrable produit avec l’assistance de l’IA est relu et validé par la responsable du traitement avant transmission au client ou dépôt en mairie.
- Données traitées par l’IA : les données nécessaires à votre dossier (dont nom, adresse et références cadastrales) peuvent être traitées par cet outil pour la seule exécution de la mission, comme le prévoient les conditions générales de vente (article 11). Les conversations liées à un dossier sont supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires ; Anthropic les efface de ses systèmes dans un délai de 30 jours. Les journaux d’activité sont pseudonymisés et aucune donnée client n’est conservée dans la mémoire persistante de l’outil.
- Aucune réutilisation à des fins d’entraînement : les conditions commerciales d’Anthropic, applicables à l’abonnement Claude Team, interdisent l’utilisation de vos données pour entraîner ses modèles.
- Traçabilité : les usages significatifs de l’IA sont consignés dans le registre des traitements d’ACTIF SYSTEME et dans les journaux d’activité des agents (rétention 3 ans).
Transferts hors Union européenne : le traitement par Anthropic pouvant avoir lieu aux États-Unis, ces transferts sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types (CCT) intégrées à l’accord de traitement des données (DPA) d’Anthropic (voir section 6).
Vous pouvez à tout moment nous demander des précisions sur l’utilisation de l’IA dans le traitement de votre dossier en écrivant à actif.systeme@gmail.com.
12. Modifications de la présente politique
ACTIF SYSTEME se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité pour refléter des évolutions légales, techniques ou organisationnelles. La version applicable est celle datée du jour de votre consultation. En cas de modification substantielle, vous serez informé par tout moyen approprié (mise à jour visible sur le site, email, mention dans nos communications).
13. Contact et réclamations
Pour toute question relative à la présente politique ou à vos données personnelles :
- Email : actif.systeme@gmail.com
- Objet à indiquer : « Demande RGPD »
Pour une réclamation auprès de l’autorité de contrôle française :
- CNIL — cnil.fr/plaintes