Politique de confidentialité — Actif Système
Site concerné : madeclarationprealable.com – actifsysteme.fr
Dernière mise à jour :14/05/2026 Version : 1.0
1. Préambule
La présente politique de confidentialité décrit la manière dont Actif Système, représentée par Madame Lydie Tocheport, collecte, utilise et protège les données à caractère personnel des visiteurs et clients du site madeclarationprealable.com.
Elle s’inscrit dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679 — « RGPD »), de la Loi Informatique et Libertés modifiée et du Règlement Européen sur l’Intelligence Artificielle (Règlement UE 2024/1689 — « IA Act »), notamment ses dispositions de transparence applicables à compter du 2 août 2026.
2. Responsable du traitement
| Identité | Madame Lydie Tocheport |
| Nom commercial | Actif Système |
| Statut | Auto-entrepreneure (profession libérale) |
| SIRET | 44120341100083 |
| Adresse | 8 Rue de la Palinette, 40130 CAPBRETON |
| actif.systeme@gmail.com | |
| Téléphone | 0558428781 |
Actif Système est responsable du traitement au sens de l’article 4-7 du RGPD.
Pas de Délégué à la Protection des Données (DPO) désigné : la désignation n’est pas obligatoire dans le cas présent (activité ne relevant pas des critères de l’Art. 37 RGPD).
3. Données collectées et finalités
3.1 Données collectées via le formulaire de contact
Lorsque vous remplissez le formulaire de contact sur madeclarationprealable.com, les données suivantes sont collectées :
| Donnée | Caractère | Finalité |
| Nom | Obligatoire | Identification du demandeur |
| Prénom | Optionnel | Personnalisation de la relation |
| Adresse email | Obligatoire | Réponse à la demande |
| Téléphone | Optionnel | Contact téléphonique si pertinent |
| Description de la demande | Obligatoire | Qualification du projet |
| Métadonnées techniques (date, navigateur, adresse IP) | Automatique | Sécurité et traçabilité |
3.2 Données collectées lors d’une mission
Si vous nous confiez la constitution d’un dossier d’urbanisme (permis de construire, déclaration préalable, permis d’aménager, modificatif, etc.), nous collectons en complément :
- Adresse du projet et références cadastrales
- Données relatives au projet (descriptif, plans, photos, pièces administratives)
- Échanges écrits (courriers, emails, comptes-rendus de réunion)
- Données de facturation transmises pour l’établissement du devis et de la facture (gérées dans notre outil de facturation Odoo)
3.3 Finalités du traitement
Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :
- Réponse à votre demande de contact et qualification commerciale
- Exécution de la mission de montage de dossier d’urbanisme que vous nous confiez
- Gestion administrative et comptable (facturation, comptabilité)
- Communication relative à votre dossier (suivi, relances, dépôt en mairie, instruction)
- Respect de nos obligations légales (conservation comptable, archivage)
4. Bases légales du traitement
Conformément à l’article 6 du RGPD, le traitement repose sur les bases légales suivantes :
| Finalité | Base légale |
| Réponse à votre demande de contact (avant contrat) | Mesures précontractuelles à votre demande — Art. 6, 1, b) |
| Exécution d’une mission contractuelle | Exécution du contrat — Art. 6, 1, b) |
| Facturation, comptabilité, archivage | Obligation légale — Art. 6, 1, c) |
| Newsletter ou communications commerciales (le cas échéant) | Consentement — Art. 6, 1, a) |
5. Destinataires de vos données et sous-traitants
Vos données peuvent être transmises aux destinataires suivants, agissant en qualité de sous-traitants au sens de l’article 28 du RGPD :
| Sous-traitant | Service rendu | Localisation | Cadre juridique de transfert |
| Anthropic, PBC | Assistance par IA générative (Claude) | États-Unis | Clauses Contractuelles Types (CCT) intégrées aux Consumer Terms. Voir section 11. |
| OpenAI, LLC | Assistance par IA générative (ChatGPT) | États-Unis | Clauses Contractuelles Types (CCT) intégrées aux Terms of Use. Voir section 11. |
| Google LLC (Gmail, Drive, Calendar) | Messagerie, stockage de pièces, agenda | États-Unis | Data Privacy Framework (DPF) — décision d’adéquation UE-US du 10/07/2023 |
| Google LLC (Google Analytics 4) | Mesure d’audience du site | États-Unis | Data Privacy Framework (DPF) |
| OVHcloud (OVH SAS) | Hébergement du site madeclarationprealable.com | Roubaix, France (UE) | Pas de transfert hors UE |
| Automattic Inc. (Jetpack Forms et Jetpack Backup) | Formulaire de contact et sauvegarde du site WordPress | États-Unis | Clauses Contractuelles Types (CCT) intégrées aux conditions Jetpack |
| Microsoft Corporation (OneDrive) | Sauvegarde hors-site des fichiers de travail | États-Unis | Data Privacy Framework (DPF) + DPA Microsoft Online Services Terms |
| pCloud AG | Sauvegarde hors-site complémentaire | Zurich, Suisse | Pas de transfert hors UE (décision d’adéquation de la Commission européenne pour la Suisse) |
| Lovable | Outil de gestion de la relation client (CRM) et de suivi des dossiers | Europe (UE) | Pas de transfert hors UE |
| Odoo SA | Facturation et comptabilité | Belgique (UE) | Pas de transfert hors UE |
| Service instructeur (commune, EPCI) | Dépôt et instruction du dossier d’urbanisme | France | Pas de transfert hors UE — destinataire institutionnel obligatoire |
Vos données ne font l’objet d’aucune cession commerciale ni d’aucun partage à des fins de prospection externe.
6. Transferts hors Union européenne
Certains de nos sous-traitants (Anthropic, Google) sont établis aux États-Unis. Conformément aux articles 44 à 49 du RGPD, ces transferts sont encadrés par :
- Clauses Contractuelles Types (CCT) adoptées par la Commission européenne, intégrées aux conditions de service de ces sous-traitants ;
- Data Privacy Framework (DPF) pour Google (entreprise listée par le Department of Commerce des États-Unis).
Sur demande, vous pouvez obtenir une copie de ces clauses ou des éléments d’encadrement applicables.
7. Durées de conservation
Vos données sont conservées pour les durées suivantes :
| Catégorie | Durée |
| Données issues du formulaire de contact (prospects sans suite) | 3 ans à compter du dernier contact (recommandation CNIL) |
| Données clients (durée du contrat) | Durée de la mission + 5 ans (prescription quinquennale Art. 2224 Code civil) |
| Données comptables et de facturation | 10 ans (Art. L.123-22 Code de commerce) |
| Journaux techniques et logs d’usage de l’IA | 6 mois maximum |
| Échanges email | 3 ans après dernier échange, sauf nécessité de conservation pour preuve |
À l’issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées.
8. Sécurité des données
Actif Système met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :
- Authentification à deux facteurs activée sur tous les comptes professionnels (Google, Claude, Lovable)
- Mots de passe forts gérés par un gestionnaire dédié (Dashlane)
- Chiffrement au repos des supports de stockage (Mac : FileVault)
- Accès restreint : seule la responsable du traitement a accès aux données clients
- Pseudonymisation systématique des données nominatives avant toute transmission à un outil d’IA générative (voir section 11)
- Sauvegardes régulières des dossiers clients
9. Vos droits
Conformément aux articles 12 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :
| Droit | Description |
| Accès (Art. 15) | Obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie |
| Rectification (Art. 16) | Faire corriger des données inexactes ou incomplètes |
| Effacement (Art. 17) | Demander la suppression de vos données dans les cas prévus par la loi |
| Limitation (Art. 18) | Faire suspendre temporairement l’utilisation de vos données |
| Portabilité (Art. 20) | Recevoir vos données dans un format structuré et lisible |
| Opposition (Art. 21) | Vous opposer au traitement pour des motifs liés à votre situation particulière |
| Décision automatisée (Art. 22) | Ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Actif Système n’effectue aucune décision automatisée à votre égard. |
| Directives post-mortem | Définir le sort de vos données après votre décès |
Pour exercer ces droits, écrivez à : actif.systeme@gmail.com en précisant l’objet « Demande RGPD » et en joignant un justificatif d’identité.
Délai de réponse : 1 mois à compter de la réception de la demande complète (prorogeable de 2 mois pour les demandes complexes).
En cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) :
- Site : cnil.fr/plaintes
- Adresse : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
- Téléphone : 01 53 73 22 22
10. Cookies et traceurs
Le site madeclarationprealable.com dépose les types de cookies suivants :
- Cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site (session, sécurité, fonctionnement de WordPress) : exemptés de consentement conformément à la doctrine CNIL.
- Cookies de mesure d’audience — Google Analytics 4 : déposés par Google pour produire des statistiques de visite anonymisées et agrégées (pages consultées, sources de trafic, durée de visite). Soumis à votre consentement préalable.
- Cookies fonctionnels Jetpack : déposés par l’extension Jetpack pour le bon fonctionnement du formulaire de contact et de certaines fonctionnalités du site.
Lors de votre première visite, un bandeau de consentement vous permet d’accepter, refuser ou paramétrer finement le dépôt des cookies non strictement nécessaires. Vous pouvez à tout moment modifier votre choix via le lien dédié en pied de page, ou paramétrer votre navigateur pour les refuser.
Durée de conservation des cookies : 13 mois maximum (recommandation CNIL), à l’exception des cookies de session supprimés à la fermeture du navigateur.
11. Utilisation de l’intelligence artificielle (Art. 50 IA Act)
Conformément à l’article 50 du Règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle (IA Act), applicable au 2 août 2026, nous vous informons que :
Actif Système utilise des systèmes d’intelligence artificielle générative pour assister la production de certains livrables (notices descriptives, courriers administratifs, analyses préalables de dossiers d’urbanisme, communications).
Systèmes d’IA utilisés :
- Claude, fourni par Anthropic, PBC (548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, États-Unis), plan Claude Max ;
- ChatGPT, fourni par OpenAI, LLC (3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, États-Unis), plan ChatGPT Plus.
Rôle d’Actif Système au sens de l’IA Act : déployeur (Art. 26 IA Act). Actif Système n’est ni fournisseur ni développeur de système d’IA — elle utilise des systèmes existants pour exercer son activité.
Niveau de risque des systèmes utilisés : risque limité (Art. 50 IA Act). Ces systèmes n’effectuent ni profilage, ni reconnaissance biométrique, ni décision automatisée affectant vos droits.
Mesures de contrôle mises en œuvre :
- Supervision humaine systématique : tout livrable produit avec l’assistance de l’IA est relu et validé par la responsable du traitement avant transmission au client ou dépôt en mairie.
- Pseudonymisation à la source : aucune donnée personnelle identifiable (nom, adresse précise, email, téléphone, SIRET) n’est transmise aux systèmes d’IA sans pseudonymisation préalable, sauf cas où la précision est strictement nécessaire à la production du livrable et avec votre information préalable.
- Aucune réutilisation à des fins d’entraînement : conformément aux conditions d’utilisation des plans Claude Max et ChatGPT Plus, vos données ne sont pas utilisées pour entraîner ou améliorer les modèles d’Anthropic ni d’OpenAI (option vérifiée dans les paramètres de chaque service).
- Traçabilité : les usages significatifs de l’IA sont consignés dans le registre des traitements d’Actif Système et dans les journaux d’activité des agents (rétention 3 ans).
Transferts hors Union européenne : les deux fournisseurs étant établis aux États-Unis, les données pseudonymisées transitent hors UE. Ces transferts sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types (CCT) intégrées aux conditions d’utilisation (voir section 6).
Vous pouvez à tout moment nous demander des précisions sur l’utilisation de l’IA dans le traitement de votre dossier en écrivant à actif.systeme@gmail.com.
12. Modifications de la présente politique
Actif Système se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité pour refléter des évolutions légales, techniques ou organisationnelles. La version applicable est celle datée du jour de votre consultation. En cas de modification substantielle, vous serez informé par tout moyen approprié (mise à jour visible sur le site, email, mention dans nos communications).
13. Contact et réclamations
Pour toute question relative à la présente politique ou à vos données personnelles :
- Email : actif.systeme@gmail.com
- Objet à indiquer : « Demande RGPD »
Pour une réclamation auprès de l’autorité de contrôle française :
- CNIL — cnil.fr/plaintes
Document rédigé avec l’assistance d’une intelligence artificielle générative, relu et validé par la responsable du traitement.